Budgetten & analytisch boekhouden

    Budgetten en de bijhorende opvolging & analyse zijn een wijdverspreide methode om de financiële gezondheid van een onderneming op eender welk moment te meten.
    Viverio geeft u daarbovenop nog eens de mogelijkheid om op een eenvoudige manier een analytische boekhouding te voeren waarbij u ook budgetten kan koppelen aan leveranciers, producten, afdelingen enz ...

     

      Boekhoudkundige budgetten


      Boekhoudkundige budgetten zijn budgetten louter op basis van de boekingen op grootboekrekeningen.  Een factuur wordt bijvoorbeeld geboekt op rekening 612400 software.  In een boekhoudkundig budget gaan we het totaal van deze rekening 612400 opnemen.  In een analytisch budget zouden we verder kunnen specifiëren dat enkel de verrichtingen op rekening 612400 voor leverancier Dynapps opgenomen mogen worden.

      Configuratie Budget

      Onder het menu Boekhouding vindt u de optie "budgetten"
      Hier kan u dmv de ingestelde budgetposten een budget gaan definiëren.
      Wat meer toelichting :
      - in standaardbudgetten hoeft u geen kostenplaats te definiëren
      - U dient een periode voor het budget op te geven.  De periode die u instelt op de budgetpost, moet binnen deze budgetperiode vallen.  In het voorbeeld hierlangs werd de auto pas aangeschaft in juni en loopt het budget voor Autokosten van 01-06-2020 tot 31-12-2020
      - Het begroot bedrag is het bedrag dat u verwacht te ontvangen of te spenderen.  Kosten dienen negatief te staan
      - Het werkelijk bedrag is het bedrag dat in de boekhouding geboekt staat op de rekeningen die aan deze budgetpost zijn gekoppeld
      - Het theoretisch bedrag is een omrekening van het begroot bedrag, vanaf de startdatum van de budgetpost tot de dag van vandaag.  Bv indien u een omzet verwacht van 365000 € en we zijn vandaag dag 100 van het jaar, dan zou je in principe vandaag een omzet moeten hebben van 100.000 €, zijnde 365000 / 365 * 100 
      - Prestatie is dan de procentuele verhouding tussen het werkelijk bedrag en het theoretisch bedrag.

      Merk op dat een budgetanalyse door enkel te kijken naar het theoretisch bedrag vs het werkelijk bedrag iets te eenzijdig is.  Dit kan kloppen in bepaalde scenario's, maar vaak is het zo dat wanneer je een budget op jaarbasis analyseert er vaak pieken kunnen zijn binnen bepaalde periodes in het jaar.  Een budgetopvolging en analyse gebeurt dus best zeer frequent en routinematig gedurende het jaar.  Indien u samenwerkt met een accountant is deze taak hem of haar op het lijf geschreven.

      Maar op bovenstaande manier kan je dus verschillende budgetten in mekaar steken, die de boekhouding aftoetsten tegen een zekere verwachting.  Niet enkel op jaar, maar ook op maand- of kwartaalbasis kan je budgetten gaan definiëren en analyseren.  Als je je cijfers aftoetst tegenover een bepaald budget, en daarbij ze ook nog eens aftoetst tegen voorgaande jaren, dan zullen afwijkingen en onverwachte onmiddellijk opgepikt worden en nooit nog onder de radar blijven tot een punt dat misschien te laat is.

      Analytische budgetten

      Budgetten enkel op basis van boekingen op grootboekrekeningen zijn soms onvoldoende voor hetgeen u wilt budgetteren.
      Om u nog meer opties te geven heeft odoo een analytisch boekhouding ontworpen.
      De opties hiermee zijn eindeloos, dus het onmogelijk om hier op alle mogelijkheden in te zomen.  We gaan u de werking laten zien aan de hand van leveranciersbudgetten

      Odoo + afbeelding en tekst

      Kostenplaatsen

      Voor analytische budgetten gaan we gebruik maken van kostenplaatsen.  Deze vindt u onder het menu Configuratie.  
      In ons voorbeeld willen we een budget voor leverancier Dynapps en een budget voor leverancier Odoo.  We maken een kostplaats aan waar we enkel de naam ingeven : "Dynapps" en "Odoo". 
      Meer configuratie is hier niet nodig, voor hetgeen wij willen doen

      Kostenplaatsen toewijzen

      Onder het menu configuratie, vindt u de optie "standaard kostenplaatsen"
      Wat we hier kunnen doen is de zonet aangemaakte kostenplaats toekennen aan een product, gebruiker, relatie of rekening en zelfs een periode definiëren wanneer deze kostenplaats toegepast moet worden.

      In ons voorbeeld gaan we de kosteplaats Odoo toekennen aan de relatie Odoo
      Hetzelfde voor Dynapps.  Echter zoals u weet kan een relatie binnen Viverio zowel een klant als leverancier zijn.  En in dit geval is Dynapps zowel een klant als leverancier.  Aangezien ik enkel de verrichtingen van de leverancier Dynapps wens te verkrijgen, koppel ik ook nog eens de rekening 612200 Hosting aan de voorwaarden, omdat dit de standaardrekening is waar facturen aan leverancier Dynapps naar geboekt worden

      Odoo + afbeelding en tekst

      Kostenplaatsen op facturen

      Het gevolg van de instellingen zoals hierboven weergegeven, is dat op facturen van Odoo, alsook op facturen van Dynapps, waarbij rekening 612200 gebruikt wordt, AUTOMATISCH de kostenplaats wordt ingevuld op de factuurregels die aan de voorwaarden voldoen

      Analytisch budget

      Het enige wat we nog moeten doen is een budget maken op basis van deze kostenplaatsen.
      En zoals u ziet kunnen we perfect de budgetten van onze leveranciers opvolgen

      Kostenplaatslabels & Kostenplaatsgroepen

      Zoals u wellicht in bovenstaande voorbeelden heeft gemerkt is er ook nog de optie van kostenplaatslabels.  We gaan hier niet in detail op ingaan, maar wat u hiermee bijvoorbeeld kan doen is bepaalde kosten uitsplitsen over meerdere kostenplaatsen.  Probeer het zeker eens uit, als u denkt dat dit een oplossing kan bieden voor u.  Indien u er niet uitgeraakt helpen wij u altijd graag verder !

      Odoo + afbeelding en tekst

      The future is yours