Digitaal documentenbeheer

    Mappen vol papier, dat is niet meer van deze tijd. 
    Met Viverio's documenten app kan u al uw documenten digitaal bewaren.  

     

      Odoo + afbeelding en tekst
      Odoo + afbeelding en tekst

      Uw eigen Viverio emailadres

      Het begint bij uw eigen Viverio emailadres. 
      Bij uw Viverio database komt immers ook een Viverio emailadres : uwbedrijfsnaam@viverio.be 
      Alle bijlagen die naar dit emailadres gestuurd worden, komen binnen in de inbox op uw documents app.
      Enkel de bijlagen dus, geen tekst uit emails
      Uw leveranciers kunnen dus dit emailadres gebruiken om hun facturen naar toe te sturen
      Of uzelf kan gewoon een foto nemen met uw gsm en deze doormailen.  Viverio kan met zowat alle bestandtypes overweg.

      Eigenaar instellen

      Aan de documenten die binnenkomen in de inbox, kan een eigenaar gekoppeld worden.  Dit is de gebruiker die het document gaat moeten verwerken.  Dit kan uzelf zijn, maar zeker ook u accountant of onze ViverioBot, indien u gebruik maakt van onze auto accounting optie
      De eigenaar van het document staat aangeduid in het rechter gedeelte van het scherm, wanneer uw een document heeft geselecteerd, of ook in het document zelf rechtsbeneden.
      Wie de standaard eigenaar moet worden van uw inbox, dient u ons mee te delen bij activering van uw dossier en wij stellen dit in voor u, zodat deze documenten steeds automatisch aan deze gebruiker worden toegewezen.

      Odoo + afbeelding en tekst

      Notificiatie

      Wanneer de eigenaar inlogd op Viverio, zal hij zien dat er een document staat te wachten op een actie van hem/haar

      Acties

      Wanneer je een document selecteert, verschijnen er in het rechterscherm verschillende acties die u met het document kan doen.  In principe is het natuurlijk aan de eigenaar van het document om het document te analyseren en de passende actie te kiezen.  Indien uw accountant dus ook toegang heeft tot Viverio en de documenten aan hem worden toegewezen, dan hoeft u hier dus niets mee te doen.   Ook als u met onze ViverioBot werkt, dan zal u deze acties zelf niet hoeven te gebruiken.
      Even een overzicht van de verschillende opties :

      Maak Leveranciersfactuur : het document wordt toegevoegd aan de boekhouding.  Er wordt automatisch een aankoopfactuur van gemaakt.  Ook de OCR en artificiële intelligentie schiet automatisch in actie (lees ook in het gedeelte OCR en Artificiële intelligentie)

      Maak Creditnota Leverancier : het document wordt toegevoegd aan de boekhouding.  Er wordt automatisch een creditaankoopfactuur van gemaakt.  Ook de OCR en artificiële intelligentie schiet automatisch in actie (lees ook in het gedeelte OCR en Artificiële intelligentie)

      Maak Klantfactuur  : het document wordt toegevoegd aan de boekhouding.  Er wordt automatisch een verkoopfactuur van gemaakt.  In principe zou je deze functie niet hoeven te gebruiken aangezien verkoopfacturen gemaakt worden via onze boekhoud app (zie gedeelte online facturatie

      Maak Creditnota Klant  : het document wordt toegevoegd aan de boekhouding.  Er wordt automatisch een creditverkoopfactuur van gemaakt.  In principe zou je deze functie niet hoeven te gebruiken aangezien creditverkoopfacturen gemaakt worden via onze boekhoud app (zie gedeelte online facturatie

      Contract Klant  : het document wordt geklasseerd in het archiefmap met de klantcontracten (zie verder)

      Contract Leveranciers : het document wordt geklasseerd in het archiefmap met de leverancierscontracten (zie verder)

      Bijlagen factuur  : het document wordt geklasseerd in het archiefmap met de factuurbijlagen (zie verder) 

      Documentatie  : het document wordt geklasseerd in het archiefmap Documentatie (zie verder) 

      Odoo + afbeelding en tekst

      Archiefmappen

      Standaard hebben we Viverio voor ingericht in 4 werkruimtes waaronder telkens de verschillende archiefmappen (labels) zitten zoals we hierboven hebben uitgelegd.  Maar indien gewenst kunnen we deze nog aanpassen naar uw wensen.
      Wanneer u op de desbetreffende archiefmap klikt, zal u alle documenten zien die hierin geklasseerd staan

      Odoo + afbeelding en tekst

      The future is yours