Boeken van aankoopfacturen

    Het boeken van leveranciersfacturen was nog nooit zo eenvoudig.  Viverio beschikt over odoo's OCR & Artificiële intelligentie functie.  Dit wilt zeggen dat wanneer je een leveranciersfactuur doorstuurt vanuit de Documents app, deze automatisch doorgestuurd zal worden voor automatische factuurherkenning.  

     

      Odoo + afbeelding en tekst
      Odoo + afbeelding en tekst

      Wanneer je in de documents app de actie "Maak leveranciersfactuur" of "Maak creditnota leverancier" kiest (zie ook hier), dan maakt Viverio een concept aankoopfactuur aan en verschijnt bovenstaande balk.
      Een concept aankoopfactuur is nog geen geboekt document.  Zoals het woord het zegt is dit een factuur "in concept".  U zal zien dat Viverio vaak werkt met concept of draft boekingen of facturen.  Zolang een concept factuur niet geboekt is geweest, kan hij nog steeds verwijdert worden.  Echter eens een concept factuur geboekt is geweest en bijgevolg een nummer heeft gekregen, kan hij wel nog makkelijk teruggezet worden naar concept en aangepast worden, maar zal hij niet meer gewist kunnen worden.  Dit zou immers een gat in de nummering van de boekhouding veroorzaken, wat wettelijk natuurlijk niet mag.
      Je kan meerdere documenten tegelijk doorsturen vanuit de documents app.  Wanneer je na enige tijd op WERK STATUS BIJ klikt in eender welk document, dan zullen alle documenten bijgewerkt worden, ook die niet in beeld zijn.

      Hoe werkt nu odoo's OCR & Artificiële intelligentie:

      • OCR zal de leverancier proberen te herkennen aan de hand van zijn BTW-nummer.  Indien deze nog niet bestaat in de database, dan zal hij deze automatisch aanmaken als ook zijn adres gegevens invullen (zie ook hier)

      • Vervolgens zal odoo ook de factuurdatum, vervaldatum, factuurreferentie en betalingsreferentie trachten te herkennen

      • Hierna gaat odoo ook de algemene rekening en BTW-code trachten te herkennen.  Dit zal vaak niet eerste keer correct staan.  Echter de artificiële intelligentie zal leren uit de aanpassingen die u maakt aan de factuur, waardoor na 4 a 5 keer boeken het resultaat er wel zal zijn

      • En tenslotte zal Odoo uiteraard ook het factuur- en btw bedrag herkennen en je voorstellen.

      Bovenstaande is de standaard Odoo werking.
      Bij Viverio, hebben we er echter nog een aantal ontwikkelingen aan toegevoegd voor nog betere resultaten :

      Odoo + afbeelding en tekst

      Standaard kostenrekening 

      Op de relatie kan u een standaard kosten- en omzetrekening toevoegen.  Vervolgens kan u op deze rekening ook een standaard BTW-code toevoegen.  Indien deze beide ingesteld staan, dan zal Odoo bij herkenning van de leverancier steeds deze kostenrekening en bijhorende BTW-code voorstellen.  U moet dan wel de éénmalig deze rekening invullen op de relatie, maar deze manier van werken geeft wel onmiddellijk resultaat bij een volgende factuur van deze leverancier  

      Standaardboekingen 

      Hoe straf OCR en artificiële intelligentie ook zijn en nog zullen worden in de toekomst, het zal toch steeds moeilijk blijven om complexe facturen te voorspellen.
      Daarom hebben we bovenaan de concept factuur ook de knop STANDAARDBOEKINGEN toegevoegd.  Hier kan u bepaalde boekingen op voorhand definiëren en oproepen bij het boeken van de factuur 

      Odoo + afbeelding en tekst

      The future is yours